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Adjoint administratif H/F_ Formation continue

Date de publication : 04/11/2020

Date limite de candidature : 04/12/2020

Nombre d'offres : 1

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Le service

Le service de formation professionnelle a pour fonction de mettre en œuvre, suivre et gérer les actions de formations professionnelles dans le cadre du projet d’établissement et du plan de formation annuel en lien avec la politique de ressources humaines définie par le Projet Social dans le respect des cadres légaux et des ressources allouées, ainsi que dans le cadre des orientations définies par la Direction des Soins.

 

L'emploi

Ce poste est dévolu à un Adjoint Administratif chargé des tâches administratives d’exécution comportant la connaissance et l’application des dispositions législatives ou réglementaires relatives à la formation professionnelle des agents de FPH. A ce titre, il assure des services d’accueil et d’information du public, des stagiaires en formation, des formateurs. Il réalise des travaux de secrétariat, des travaux de rédaction courante de courrier, de comptabilité, de bureautique, de reprographie.

CDD de 3 mois renouvelable

Organisation du travail : 

  • Poste à temps plein
  • Horaires de travail entre 8h30 et 17h30 (l’amplitude horaire peut être modifiée au regard des horaires des formations)
  • Repos fixes : samedi, dimanche,
  • Organisation du temps de travail : cycle RTT
  • Les horaires de travail et la gestion des absences relèvent du cadre responsable du service de la formation professionnelle.

Suppléance : interne au service

Les activités principales

Suivi du plan de formation annuel

  • Saisie du pré-plan de formation (année N+1), édition et envoi aux membres de la commission formation continue issue du CTE, selon le calendrier établi.
  • Saisie du plan de formation, édition et envoi aux membres du CTE, aux personnes relais, à l’encadrement des services selon le calendrier établi,
  • Constitution des dossiers administratifs, classement suivi et archivage selon les règles établies,
  • Inscription des agents auprès des organismes
  • Vérification des conventions de formations, (coûts-dates-noms stagiaires-lieu…)
  • Envoi et suivi des ordres de mission aux agents,
  • Pour les formations internes à l’EPSM : envoi des convocations, des programmes pédagogiques, préparation des listes d’émargement,
  • Saisie des demandes d’avance de frais des agents (selon demande des agents),
  • Remboursement des frais de missions des agents selon les décrets en vigueur,
  • Paiement de factures aux organismes,
  • Suivi financier du plan de formation (respect des échéances établies par l’ANFH Centre Val de Loire)
  • Préparation des dossiers présentés à la commission actions ponctuelles (4 commissions par an),
  • Intégration des formations ponctuelles dans le plan de formation,
  • Edition des attestations de formations individuelles

Gestion des dossiers avec l’ANFH

  • Participation à la formation initiale GESFORM
  • Participation aux journées d’information et de formation organisées par l’ANFH relatives à la gestion du plan de formation et à la règlementation.
  • Saisie des demandes de formations accordées pour l’année N+1 dans logiciel GESFORM,
  • Transmissions via Gesform des demandes de remboursements des frais de mission des agents,
  • Transmissions via Gesform du paiement des factures aux organismes,
  • Transmissions via Gesform du remboursement des salaires des agents en études promotionnelles,
  • Suivi et validation des candidatures agents,
  • Suivi financier des dossiers,
  • Suivi des compteurs CPF des agents,
  • En fin d’exercice suivi et corrections des anomalies,
  • Intégration régulière des données AGIRH,
  • Travail en coordination avec les professionnels de l’ANFH,
  • Adaptation aux évolutions du logiciel GESFORM,
  • Suivi administratifs des dossiers CFP et Bilan de Compétences

Suivi des rencontres professionnelles

  • Enregistrement des rencontres professionnelles,
  • Suivi du dossier EXCEL
  • Demande de remboursement au service paie,
  • Archivages des justificatifs, pièces et dossiers,
  • Suivi des paiements,
  • Transmission des informations aux personnes relais.

Accueil des agents, des stagiaires

  • Informations aux agents sur toute demande relative à la formation professionnelle,
  • Prise de RDV avec la cadre responsable du service de la formation professionnelle.

Accueil des formateurs

  • Remise des listes d’émargement,
  • Remise des documents pédagogiques,
  • Aide à l’installation du matériel pédagogique (ordinateur portable-vidéoprojecteur-connexion internet),
  • Achats des tickets de self et rédaction de l’attestation de paiement si besoin,
  • Transmissions des informations relatives à l’accès à l’EPSM Daumezon.

Activités complémentaires

  • Suivi des frais engagés par les agents pour les concours FPH,
  • Rédaction des contrats d’engagement de servir,
  • Planification et réservation des salles,
  • Réservation du matériel pédagogique (ordinateur portable – vidéoprojecteur),
  • Prêt de matériel,
  • Participation à l’organisation des conférences, de la journée d’accueil des nouveaux recrutés…
  • Coordination avec le service restauration pour la planification des repas
  • Coordination avec les services techniques et logistiques,
  • Suivi des commandes de papeterie, des consommables imprimantes…

CONDITIONS D’ACCES AU POSTE

Etre adjoint administratif titulaire ou contractuel

COMPETENCES REQUISES

Savoirs :

  • Connaissances détaillées du dispositif lié à la Formation Professionnelle tout au Long de la Vie dans la Fonction Publique Hospitalière
  • Connaissances détaillées de l’organisation des pôles, services et équipes de l’EPSM Daumezon,
  • Connaissances générales du statut du personnel hospitalier.

 Savoir-faire :

  • Maitriser les outils de bureautique : Word niveau intermédiaire- EXCEL niveau intermédiaire – Outlook, ainsi que le logiciel dédié à la gestion de la formation GESFORM niveau opérationnel
  • Maîtriser les bases de la gestion comptable des dossiers (assurer un suivi financier)
  • Veiller à la tenue et la mise à jour des dossiers de formation (gestion administrative-classement-archivage)
  • Traiter ou orienter une demande de renseignement relatif à la formation professionnelle

 Savoir-être :

  • Ecoute, respect du fonctionnement hiérarchique,
  • Capacité d’organisation et autonomie,
  • Réactivité et sens des priorités,
  • Rigueur et suivi du travail engagé,
  • Ouverture d’esprit et motivation pour s’impliquer,
  • Capacité relationnelle marquée,
  • Modération, réserve, discrétion professionnelle et obligation de respecter le secret professionnel.

Envoi de candidature

Madame la Directrice Adjointe chargée des personnels et du Projet Social
Etablissement Public de Santé Mentale Georges DAUMEZON
1 Route de Chanteau - BP 62016 - 45402 Fleury-les-Aubrais cedex

email : recrutement@ch-daumezon45.fr

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Où consulter ?

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